RedCap ondersteuning

17-04-2023

Bij elk studiebezoek wordt gevraagd aan de huisarts om een elektronisch case report form (eCRF) van de deelnemende patiënt bij te houden. Dit eCRF bevindt zich op een online platform genaamd RedCap, waarop de huisarts bepaalde gegevens die bij elke studievisite verzameld worden zal moeten invullen. Het eCRF is zo opgebouwd dat het u zal begeleiden tijdens het studiebezoek en er aangegeven wordt welke gegevens verzameld moeten worden.  

Praktische info (met instructiefilmpjes)

Inloggen in Redcap en toevoegen van nieuwe patiënten

Visite -1: Geïnformeerd toestemmingsformulier 

Zie hiervoor de video via onderstaande link:

https://youtu.be/fMFodeHSlTo

Visite 1: Randomisatie van patiënten

Zie hiervoor de video via onderstaande link:

https://youtu.be/LGV5cFiW928

Vragenlijsten voor patiënten

Voorafgaand aan studievisite 2, 3, 4 en 5 en bij online check 1 en 2 wordt aan de patiënt gevraagd om online vragenlijsten (electronische patient reported outcome, ePRO) in te vullen via RedCap. Dit kan via de computer of via smartphone. Voorafgaand aan iedere vragenlijst, krijgt de patiënt een herinneringsmail. Zo nodig wordt deze e-mail herhaald wanneer de patiënt de vragenlijsten nog niet heeft ingevuld.

Indien de patiënt moeite heeft met het invullen via computer of smartphone, stellen we voor dat familieleden of vrienden hen hierbij helpen. In uitzonderlijke gevallen kunnen de vragenlijsten op papier ingevuld worden. Dit is echter minder overzichtelijk voor de patiënten (meer kans op fouten door bv. aanvinken van meerdere antwoorden, overslaan van vragen,…) en zorgt voor een toegenomen werkbelasting bij het studiepersoneel. Bijgevolg wensen we het invullen van de vragenlijsten op papier te beperken tot het absolute minimum.

U kan de papieren vragenlijsten terugvinden via de "file repository" in RedCap, zoals aangegeven in onderstaande korte instructievideo:

https://youtu.be/y63yWCS-5NM?si=UzIXPrbfzwVwl-ZE


Wat zijn queries en hoe los ik ze op?

Queries

Queries zijn opmerkingen of vragen die door het studieteam gesteld worden aan de onderzoerkers/huisartsen. Dit kan bijvoorbeeld gaan over het verifiëren van gegevens of het aanvullen van een open veld.

U kan zelf nagaan welke queries er open staan in RedCap. Hiervoor klikt u links in het onderdeel "Applications" op "Resolve issues". Vervolgens krijgt u een overzichtspagina van alle opmerkingen. Wanneer u in dat overzicht op de patiëntennummer klikt, wordt u omgeleid naar de pagina waar het probleem zich voordoet. De desbetreffende vraag zal groen kleuren. U kan de opmerking bekijken door naast de vraag op de gele tekstballon te klikken. 
U lost, indien van toepassing, het "probleem" op en antwoordt op de query. 

Vaak gestelde vragen

Het lukt niet om mijn patiënt te randomiseren

Het zou kunnen dat RedCap geen mogelijkheid geeft om te randomiseren, wanneer niet alle voorgaande formulieren ingevuld zijn. Kijk na of visite -1 (enrolment) en visite 0 (baseline) volledig aangevuld zijn. De patiënt moet het geïnformeerd toestemmingsformulier getekend hebben en de huidige PPI therapie in het formulier "Medical history" dient ingevuld te worden.

Wat als ik een fout e-mailadres ingaf voor de patiënt?

Indien u bij de eerste visite (enrolment, visite -1) een fout e-mailadres ingeeft, zal de patiënt geen vragenlijsten ontvangen. Het is dus erg belangrijk dat dit e-mailadres klopt. Normaal ontvangen de patiënten meteen na de inclusie hun eerste vragenlijst. Het is aangeraden om te controleren of de patiënt de vragenlijst aankrijgt.

Merkt u dat de patiënt geen vragenlijsten toegestuurd krijgt? Kijk dan binnen de 4 dagen na de inclusie het e-mailadres na in visite -1, bolletje "general informed consent". De patiënt krijgt na 24u de vragenlijsten toegestuurd op het juiste adres.